Marcus Sperlich

Die wichtigsten Steuerfragen für Selbständige in Training, Beratung und Coaching

Ziel der nachfolgenden Ausführungen ist es, etwas Licht in den Steuerdschungel zu bringen.

Worum geht's?

Trainer, Coachs und Berater treten im Markt als Angestellte oder als selbständige Unternehmer auf. Während das Steuerthema für einen angestellten Trainer relativ überschaubar ist, so stellt dies für einen Selbständigen oftmals vor besonderen und mitunter großen Herausforderungen.

Welche Bedeutung hat das für unseren Berufsstand?

Ordnungsgemäße

Buchführung und Beachtung der steuerlichen Rahmenbedingungen sind Grundlage der

erfolgreichen Selbständigkeit.

Zielgruppe

Starter
Professionals

Autor

Marcus Sperlich

Stand

10 2018

Lizenzen und Hinweise

Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz (CC-BY-ND 4.0)

        I.     Der selbständige Trainer und der Start in die Selbständigkeit

Vor dem Start in die Selbständigkeit braucht es unbedingt eine zündende Geschäftsidee. Manche Existenzgründungen werden vom Staat mit zinsgünstigen Darlehen, Gründerzuschüssen oder Förderprogrammen unterstützt. So empfiehlt es sich, im Vorfeld Kontakte zu Existenzgründungsberatungen aufzunehmen, um alle Möglichkeiten auszuschöpfen.

Sobald der Trainer sich selbständig macht und nach Außen in Erscheinung tritt, muss er sich innerhalb eines Monats bei seinem Finanzamt melden. Das kann er formlos oder aber sogleich mit dem sogenannten steuerlichen Erfassungsbogen tun.

Wie alle Steuerformulare, so ist auch der steuerliche Erfassungsbogen leider nicht selbsterklärend und bedarf eines eingehenden Studiums, um möglichst anfängliche Fehlentscheidungen zu vermeiden. Es sind u.a. Angaben zu machen über die Art der Tätigkeit, den Zeitpunkt der Betriebseröffnung, die voraussichtliche Höhe des zu erwartenden Gewinns und die Qualifikation der Einnahmen nach dem Umsatzsteuerrecht. Das Finanzamt wird diese Angaben auswerten und schließlich dem Trainer mitteilen, welche Steuererklärungen künftig abzugeben sind und ggfs. Steuervorauszahlungen festsetzen.

Qualifikation der Einkünfte

Trainer sind Freiberufler, wenn

·                    sie unterrichtend und beratend tätig sind,

·                    sie aufgrund ihrer Ausbildung (z.B. akademische Ausbildung oder spezifische Weiterbildung in ihrem Bereich) diese Tätigkeit ausüben und

·                    der eigene Arbeitseinsatz im Vordergrund steht.

Trainer, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, erzielen grundsätzlich gewerbliche Einkünfte. Sie müssen ihr Unternehmen innerhalb eines Monats bei der Gemeinde anmelden, in der sich der Unternehmenssitz befindet.

In Einzelfällen kann aber die Abgrenzung zwischen gewerblicher und freiberuflicher Tätigkeit schwierig sein, so dass eine eingehende Prüfung erforderlich ist. Für eine überzeugende Argumentation gegenüber der Finanzverwaltung können dabei die bisher ergangenen Gerichtsentscheidungen helfen, denn im Zweifel wird das Finanzamt immer von gewerblichen Einkünften ausgehen.

       II Die Gewinnermittlung

Einnahmen-Überschussrechnung „EÜR“

Wenn der Trainer Freiberufler ist oder als Gewerbetreibender bestimmte Größenklassen nicht überschreitet (d.h. wenn entweder sein Gewinn 60.000 EUR oder sein Umsatz 600.000 EUR nicht übersteigt), kann er seinen Gewinn nach dem Cashflow-Prinzip ermitteln, d.h. die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden erst buchhalterisch erfasst, wenn sie zahlungswirksam vereinnahmt oder verausgabt worden sind.

Ausgenommen hiervon sind wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben, wie z.B. die Umsatzsteuer oder die Miete. Wenn sie kurze Zeit (sog. „10-Tagesregel“) nach dem Geschäftsjahr zahlungswirksam werden, sind sie dem Geschäftsjahr zuzuordnen, dem sie auch wirtschaftlich gehören.

Aus dem Überschuss der Betriebseinnahmen von den Betriebsausgaben (Einnahmen-Überschussrechnung bzw. „EÜR“) erzielt der Trainer seinen Gewinn.

Wer freiberufliche Einkünfte erzielt, kann seinen Gewinn stets nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Die vorgenannten Gewinn- und Umsatzgrenzen gelten nur für gewerblich tätige Unternehmer.

Diese Gewinnermittlung nach der EÜR hat den Vorteil, dass man den Gewinn eines Jahres bewusst gestalten kann, indem man z.B. einige Rechnungen erst im neuen Jahr schreibt oder bezahlt. Gerade wenn man steuerliche Vergünstigungen wie Sonderabschreibungen oder Investitionsabzugsbeträge in Anspruch nehmen möchte, sind solche Überlegungen zur Optimierung des steuerlichen Ergebnisses unverzichtbar.

Bilanzierung

Trainer, Coach und Berater, die nicht als Freiberufler qualifizieren, gelten als Gewerbetreibende. Wenn sie zudem die oben genannten Größenklassen überschreiten, müssen sie ihren Gewinn durch einen Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Sie unterliegen dann als Kaufleute auch dem Handelsgesetz, weil ihre Tätigkeit nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern.

Das bedeutet, dass sie zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind. Im Unterschied zur EÜR werden die Geschäftsvorfälle nach dem Verursachungsprinzip erfasst. So sind Aufwendungen und Erträge stets dem Geschäftsjahr zuzuordnen, dem sie wirtschaftlich gehören, d.h. die Ergebnisse zwischen zwei Geschäftsjahren werden durch Abgrenzungsbuchungen „geglättet“.  Ein Vorteil der Bilanzierung ist es, dass durch die Bildung von Rückstellungen Aufwendungen in ein früheres Geschäftsjahr verlagert werden können, und damit unabhängig vom Zahlungszeitpunkt sind. Bei einer EÜR dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden.

Betriebsausgaben

Nach der steuerlichen Definition sind Betriebsausgaben, Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind.  Ausgaben die den privaten Bereich des Trainers betreffen, gehören nicht dazu. Trainer, die vor „Betriebseröffnung“ bereits Ausgaben hatten die im Zusammenhang mit Ihrer selbständigen Tätigkeit stehen, können diese Betriebsausgaben als sog. vorweggenommene Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Man unterscheidet

·                    Betriebsausgaben, die sofort steuerlich absetzbar sind (z.B. Miete und Büromaterial),

·                    Betriebsausgaben, die über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen sind (betrifft Wirtschaftsgüter, die über einen längeren Zeitraum betrieblich genutzt werden sollen,   

            wie z.B. ein PKW) und

·                    Betriebsausgaben, die nur beschränkt steuerlich abzugsfähig sind (z.B. Bewirtung von Geschäftsfreunden).

Bewirtungsaufwendungen sind nur zu 70% steuerlich abzugsfähig. Trainer, die zur Regelbesteuerung des Umsatzsteuerrechts (siehe unten) optiert haben, können aber dennoch die Umsatzsteuer aus den nicht abzugsfähigen Teil der Bewirtungsaufwendungen als Vorsteuer geltend machen. 

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Anschaffungen von Wirtschaftsgütern mit Kosten von maximal 410 EUR können unabhängig von ihrer Nutzungsdauer im Jahr der Anschaffung sofort und in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden. Dieser Grenzwert von 410 EUR wurde durch ein Gesetz, gültig ab 1.1.2018, auf 800 EUR angehoben.

Betriebsvermögen

Ungeachtet der Gewinnermittlungsart kann Betriebsvermögen gebildet werden. Wenn ein Wirtschaftsgut für die Förderung der freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit bestimmt ist und zu mehr als 50% auch betrieblich genutzt wird, liegt notwendiges Betriebsvermögen vor. Der Gegenstand (z.B. PKW, Arbeitszimmer im Eigentum des Steuerpflichtigen, …) ist mit seinem Verkehrswert in das Betriebsvermögen einzulegen und über die sog. betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Zwischen einer betrieblichen Nutzung von 10 bis 50% hat der Trainer ein Wahlrecht. Mit Aufnahme in das Anlageverzeichnis hat er sich für eine Einlage in sein Unternehmen entschieden.

Die Umsatzsteuer

 

Neben der Einkommensteuer ist die Umsatzsteuer für den Trainer von großer Bedeutung. Beide Steuerrechtsgebiete sind grundsätzlich vollkommen getrennt voneinander zu betrachten, d.h. Wirtschaftsgüter, die zum einkommensteuerlichen Betriebsvermögen gehören, müssen nicht zwingend auch dem umsatzsteuerlichen Bereich des Unternehmers zugeordnet werden und umgekehrt.

Da der Trainer grundsätzlich umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, sollte er sich frühzeitig überlegen, ob er – auch wenn er am Anfang seiner selbständigen Tätigkeit womöglich nur geringe Umsätze tätigt – sogleich von der Regelbesteuerung des Umsatzsteuerrechts Gebrauch macht und damit auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet.

Denn Unternehmer, die als Kleinunternehmer auftreten, dürfen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen ausweisen. Sie haben aber auch keinen Vorsteuerabzug auf ihren Eingangsrechnungen. Die gezahlte Umsatzsteuer ist für sie ein echter Kostenfaktor.

Istbesteuerung / Sollbesteuerung

Bereits bei Aufnahme der selbständigen Tätigkeit muss der Trainer in dem steuerlichen Erfassungsbogen (siehe oben) eine Aussage dazu treffen, ob er die Umsatzbesteuerung nach vereinnahmten oder nach vereinbarten Entgelten durchführen möchte, es sei denn, er wendet die sog. Kleinunternehmerregelung an.

Grundsätzlich sollte die Istbesteuerung vorteilhaft sein, da die überwiegende Anzahl der Trainer ihren Gewinn nach der EÜR ermitteln und diese Gewinnermittlungsart mit dem Verfahren der umsatzsteuerlichen Istbesteuerung zu vergleichen ist.

Nach der Istbesteuerung muss der Trainer die Umsatzsteuer nämlich erst dann abführen, wenn er auch das Geld von seinem Kunden erhalten hat. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber der Sollbesteuerung, nach der der Unternehmer die Umsatzsteuer bereits in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monats anmelden und abführen muss, in dem die Leistung ausgeführt worden ist.

Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt, auch wenn die Bezahlung noch nicht erfolgt ist.

Falls der Trainer, im steuerlichen Erfassungsbogen zunächst die Sollbesteuerung gewählt hat, kann er nachträglich die Istbesteuerung beantragen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

·                    Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr beträgt nicht mehr als 500.000 Euro oder

·                    er ist zwar Gewerbetreibender aber von der Buchführungspflicht befreit oder

·                    er ist Freiberufler. Freiberufler, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, dürfen immer – unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes – die Istbesteuerung

             beantragen. 

Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Trainer, die ihre selbständige Tätigkeit aufgenommen haben und die Regelbesteuerung anwenden, müssen in den ersten beiden Jahren ihrer selbständigen Tätigkeit -unabhängig vom Umsatz -  monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.  Die Anmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums erfolgen.

Da der Zeitraum von 10 Tagen recht kurz ist, empfiehlt es sich, einen Antrag auf Dauerfristverlängerung zu stellen. Das Finanzamt verlangt im Gegenzug eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuerbeträge des Vorjahres. Da es bei Existenzgründern kein Vorjahr gibt, werden die Vorauszahlungsbeträge auf Basis einer Schätzung festgelegt. Unter bestimmten Voraussetzungen gelingt es, zunächst eine Sondervorauszahlung von 0,00 EUR zu erreichen, die sich gerade in der Anfangszeit der Selbständigkeit liquiditätsschonend auswirken dürfte.

Mit einer Dauerfristverlängerung wird dann die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen weiteren Monat hinausgeschoben.

Nach zwei Jahren wird von Amts wegen entsprechend der gesetzlichen Umsatzgrenzen der Turnus der Voranmeldungen festgelegt.

Umsatzsteuerfreie Leistungen

Trainer können grundsätzlich umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Unterrichtsleistungen, die dem Schul- und Bildungszweck dienen, sind umsatzsteuerfrei, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.  So muss der Unterricht an anerkannten Hochschulen und öffentlichen, allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen stattfinden. Auch Unterrichtsleistungen an privaten Bildungseinrichtungen können ebenfalls umsatzsteuerfrei frei sein. Hierzu muss die jeweilige Bildungseinrichtung eine entsprechende Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde vorweisen können.

Im Nachweis der Landesbehörde (ausgestellt z.B. vom Regierungspräsidium oder Ministerium eines Bundeslandes) muss bescheinigt werden, dass die Schule oder Einrichtung auf einen Beruf oder eine abzulegende Prüfung ordnungsgemäß vorbereitet.

Sofern die obigen Voraussetzungen erfüllt sind, ist die Unterrichtsleistung umsatzsteuerbefreit und daher vom Trainer auch zwingend ohne Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Dies betrifft auch die mit der erbrachten Leistung im Zusammenhang stehenden sogenannten Nebenleistungen wie z.B. Auslagen und Reisekosten.  Das bedeutet, dass die Nebenleistung umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung teilt.

Damit die Rechnung zweifelsfrei anerkannt werden wird und einer späteren Betriebsprüfung auch standhält, muss ein besonderer Hinweis im Rechnungstext (z.B. „umsatzsteuerfreie Leistung gem. § 4 Nr. 21 b) UStG - Unterrichtsleistungen“) aufgenommen werden.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass eine solche Bescheinigung nur eine begrenzte Gültigkeit hat und von der Behörde unter Vorbehalt ausgestellt wird. Daher ist unbedingt zu empfehlen, sich die Bescheinigung in einem jährlichen Turnus vorlegen zu lassen, da der Trainer für die ordnungsgemäße Ausstellung seiner Rechnungen haftet. 

Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung

Das Umsatzsteuerrecht hat einen definierten Katalog an Angaben, die eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss.

Die Pflichtangaben sind:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder USt-Id. Nr. des Unternehmers (Bei Leistung innerhalb EU auch die USt-Id. Nr. des Empfängers
  • Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Genaue Spezifikation der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistung bei Anzahlungen/ Vorauszahlungen
  • Nettopreis der Leistung
  • Steuersatz und Steuerbetrag; eventuell Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Bruttobetrag der Rechnung

Wenn die Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben enthält, muss sie korrigiert werden. Unter Umständen reicht es aber aus, in einem ergänzenden Dokument (z.B. Brief) die fehlenden Angaben zu ergänzen oder die unrichtigen Angaben zu korrigieren, wenn darin unmittelbar auf die Rechnung (mit Rechnungsdatum und Nummer) Bezug genommen wird.

Wie oben beschrieben, haftet der Trainer für die ordnungsgemäße Ausstellung der Rechnung. Wenn die Rechnung fehlerhaft ist, wird zudem der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger versagt. Das kann auch erst Jahre später durch eine Betriebsprüfung erkannt werden. Um nachträgliche Umsatzsteuerforderungen des Fiskus zu vermeiden, ist eine enge Abstimmung – gerade bei grenzüberschreitenden Transaktionen -  mit dem steuerlichen Berater zu empfehlen.

Entgelt

Nach der umsatzsteuerlichen Definition umfasst Entgelt die Aufwendungen, die der Empfänger aufbringen muss, um die Leistung des Trainers zu erhalten. Da Trainer ihre Leistungen sehr oft vor Ort bei ihren Kunden erbringen, sind Dienstreisen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Hier ist das Verhandlungsgeschick des Trainers gefragt, inwieweit er diese Kosten auf seinen Auftraggeber abwälzen kann.

Da dann auch die Reisekosten Teil der zu erbringenden Leistung sind, gehört hier die Umsatzsteuer dazu, wenn die Hauptleistung selbst auch umsatzsteuerpflichtig ist (siehe oben).

Dazu ein Beispiel:

Taxi-Fahrten werden teilweise mit einem ermäßigten Steuersatz von 7% Umsatzsteuer (z.B. bei einer Stadtfahrt) berechnet. Wenn der Trainer mit seinem Auftraggeber ausgehandelt hat, dass für Dienstreisen keine Pauschale, sondern die Reisekosten nach entsprechenden Belegen erstattet werden, ist für ihn das Nettoentgelt (d.h. der Beleg ohne Umsatzsteuer) maßgeblich. Die gezahlte Umsatzsteuer aus der Taxi-Quittung kann er bei seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorsteuer geltend machen und vom Finanzamt erstattet bekommen. Sein Kostenfaktor ist also das Netto-Entgelt. Wenn er nun seine Leistung mit 19% gegenüber seinem Auftraggeber abrechnet, muss er natürlich auch auf seine Dienstreisen den Umsatzsteuersatz von 19% anwenden, unabhängig davon, dass er Auslagen hatte, die nur mit 7% Umsatzsteuer vorbelegt waren.

Vorsteuerabzug

Trainer, die die Regelbesteuerung des Umsatzsteuerrechts anwenden, können bei ihren Eingangsrechnungen den Vorsteuerabzug geltend machen. Je nachdem, welcher Steuersatz anwendbar war, werden 7% oder 19% der gezahlten Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.

Trainer, die sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, müssen ihren Vorsteuerabzug ggfs. korrigieren, wenn sie einzelne Aufwendungen der erbrachten Leistung nicht direkt zuordnen können. Denn, nur soweit der Unternehmer selbst umsatzsteuerpflichtige Leistungen ausführt, sind ihm die gezahlten Vorsteuerbeträge auch zu erstatten.

In solchen Fällen muss ein sog. Vorsteuerschlüssel gebildet werden. Der Vorsteuerschlüssel gibt den Anteil der Leistungen an, den der Trainer auch mit Umsatzsteuer bei seinen Ausgangsrechnungen erbringt. Am Jahresende ist der zuvor gebildete Vorsteuerschlüssel zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

     IV.Gewerbesteuer

Wie bereits ausgeführt, ist die Abgrenzung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit nicht immer eindeutig, da Trainer manchmal Tätigkeiten verrichten, die auch beiden Einkunftsarten zugeordnet werden könnten. Das Finanzamt wird bei solchen sog. Graubereichen stets Einkünfte aus Gewerbebetrieb annehmen mit der Konsequenz, dass die betroffenen Steuerpflichtigen sowohl der Einkommensteuer als auch der Gewerbesteuer unterliegen.

Auch wenn bei Vielen das Thema Vermeidung der „Gewerblichkeit“ im Vordergrund zu stehen scheint, so problematisch ist das in der Praxis oftmals nicht. Denn, zum einen gibt es im Gewerbesteuerrecht einen Freibetrag von 24.500 EUR. Das bedeutet, Gewerbesteuer wird erst für jeden Euro fällig, der diesen Freibetrag übersteigt. Zum anderen kann die Gewerbesteuerschuld bei der Einkommensteuer angerechnet werden. So ist eine vollständige Anrechnung der Gewerbesteuer bis zu einem Gewerbesteuerhebesatz von nahezu 400% möglich. Im Ergebnis macht es dann (zumindest aus steuerlicher Sicht) keinen Unterschied mehr, ob man Freiberufler oder Gewerbetreibender ist.

Gewerbliche Infizierung

Trainer, die zu ihren Weiterbildungsseminaren auch CDs vertreiben, die über das eigentliche Schulungsmaterial hinausgehen, betreiben auch einen Gewerbebetrieb. Wenn beide Bereiche nicht buchhalterisch, d.h. für Zwecke der steuerlichen Gewinnermittlung voneinander getrennt werden können, liegt eine gewerbliche Infizierung vor, d.h. der Trainer verliert seinen Freiberuflerstatus und wird Gewerbetreibender.

Werden gewerbliche Umsätze aber in einem nur sehr geringen Umfang getätigt, liegt keine gewerbliche Infizierung vor. Nach dem derzeitigen Stand der Rechtsprechung liegt die Grenze zwischen 1,25% und 3% der Gesamtumsätze eines Jahres.

Handlungsaufforderung/Fazit

Je klarer die unternehmerischen Schwerpunkte sind, desto eindeutiger wird, welche Steuerarten relevant werden.

Praktische Umsetzung: Was mache ich denn jetzt?

Formulieren Sie klar die Unternehmensziele und die verschiedenen Bereiche der unternehmerischen Tätigkeit.

Die Unterstützung durch einen Steuerberater ist unbedingt empfehlenswert, um zeitliche Ressourcen zu schonen und die Zuverlässigkeit der Buchhaltung und der steuerlichen Abschlüsse zu gewährleisten.

Hilfreiche ergänzende Webseiten und Informationen

Bundesfinanzministerium/Steuerarten www.bundesfinanzministerium.de

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